Hàng vừa về, khách đang chờ. Nhận lô hàng đầu tiên, ai cũng muốn chia ngay từng túi rồi mang đi giao cho nhanh. Có những sản phẩm bạn mới nhìn qua ảnh, chưa từng cầm tận tay; khách lại đang đợi. Vậy sao còn phải quay video, kiểm đếm, ghi chép?
Câu trả lời nằm trong một chiếc hộp liễn mỡ không được mở ra. Đọc xong bài này, tối nay bạn ghi được năm việc vào điện thoại, để lần tới hàng về không phải luống cuống nghĩ xem nên làm gì trước.
Một bộ khăn lau bếp nằm sẵn trong hộp liễn mỡ
Một chị em lấy hàng của tôi lên đơn rất nhiều mã khác nhau. Trong đơn có một chiếc liễn mỡ bằng sứ đóng hộp riêng, và một bộ khăn lau bếp. Khách của chị đang cần gấp chiếc liễn mỡ.
Đồ sứ dễ vỡ khi vận chuyển. Lúc đóng đơn, bên tôi dùng chính những chiếc khăn lau bếp trong đơn đệm vào bên trong hộp liễn mỡ cho đỡ va đập.
Hàng về đến nơi, chị vội mang đi giao vì khách đang chờ. Chiếc liễn mỡ vẫn nằm nguyên trong hộp, chị không mở ra xem bên trong.
Đến tối, chị kiểm lại đơn thì thấy thiếu bộ khăn lau bếp.
Chị hỏi tôi. Tôi đi hỏi lại người đóng đơn hôm ấy.
Đến lúc ấy cả hai bên mới tá hoả: bộ khăn nằm trong hộp liễn mỡ, đã theo chiếc liễn sang nhà khách từ lâu rồi.
Chị phải đi hỏi khách xem có nhận dư bộ khăn không. May khách thật thà, thông cảm, mua luôn bộ khăn, chị khỏi phải đi lại. Khách mà không mua thì hai lượt đi lại khó đủ bù tiền lãi của sản phẩm chị bán.
Bộ khăn chẳng hề thiếu. Nó nằm sẵn trong hộp ngay từ đầu. Chỉ vì vội, không mở ra kiểm, mà người bán phải hỏi nhà cung cấp, nhà cung cấp phải hỏi người đóng đơn, rồi người bán lại phải đi hỏi khách.
Sau khi nhận lô hàng đầu tiên, hãy biết rõ hàng đang có, rồi mới mang cho khách.
Nhận lô hàng đầu tiên chưa có nghĩa là biết rõ hàng đang có
Những ngày đầu bán hàng, khi tôi vẫn là nhân viên văn phòng, có những buổi trưa vừa ăn cơm xong tôi tranh thủ ra cao tốc đón thùng hàng. Thùng to, nặng, một mình tôi khệ nệ bê vác, mồ hôi nhễ nhại. Vất vả là thế, nhưng mở thùng ra lấy hàng đưa khách là một niềm vui lâng lâng khó tả, như được điểm mười bài kiểm tra.
Nên tôi hiểu cảm giác háo hức của bạn khi nhận lô hàng đầu tiên. Có điều tôi luôn muốn nhắc:
Nhận được kiện hàng mới là kết thúc chặng đường vận chuyển. Biết rõ mình đã nhận những gì mới là lúc bạn thực sự sẵn sàng bán hàng.
Hàng có thể gặp vấn đề ở nhiều khâu. Nhà cung cấp có thể giao thiếu, giao nhầm mẫu, gửi sản phẩm lỗi, hỏng, gần hết hạn sử dụng, hoặc chất liệu thực tế khác thông tin quảng cáo. Bên vận chuyển cũng có thể sai sót: thùng ướt, móp méo, hàng bên trong vỡ, biến dạng, thùng rách làm thất lạc hàng.
Người cuối cùng trực tiếp nhận hàng để bán cho khách là bạn. Không có video hay ghi chú lúc mở thùng thì khi có chuyện, rất khó biết sự cố xuất phát từ đâu. Có khi thời gian xử lý một sản phẩm lỗi còn lâu hơn thời gian kiểm cả thùng hàng.
Còn các chị em đồng hành cùng tôi, đôi khi lại chủ quan vì tin tưởng mà bỏ qua bước kiểm, nên tôi vẫn phải nhắc để chị em cẩn thận hơn.
5 việc cần làm sau khi nhận lô hàng đầu tiên
Năm việc dưới đây là gợi ý của tôi cho người mới. Tuỳ loại hàng và hoàn cảnh kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể có cách làm khác phù hợp hơn.
Việc 1: Quay video khi mở thùng hàng
Đừng mở thùng rồi mới nhớ ra cần quay video. Bật điện thoại quay từ lúc thùng còn nguyên cho tới khi lấy hết hàng bên trong ra. Không cần quay đẹp, không cần nói gì trước máy, chỉ cần thấy rõ quá trình mở thùng, số lượng và tình trạng hàng.
Nhiều người mua hàng trên các sàn thương mại điện tử có thói quen quay video lúc mở kiện hàng. Trung tâm trợ giúp của Shopee khuyến khích người mua làm việc này khi khiếu nại hàng bể vỡ, sai mẫu hay khác mô tả, và gọi đó là “bằng chứng mạnh nhất”. Cách quay sàn hướng dẫn cũng đáng học (nguồn: Trung tâm trợ giúp Shopee):
- quay liền một mạch, không cắt ghép;
- quay đủ sáu mặt thùng lúc còn nguyên;
- thấy rõ mã vận đơn;
- quay cận số lượng và tình trạng sản phẩm bên trong.
Đó là hướng dẫn của sàn dành cho người mua. Với người bán nhận hàng từ nhà cung cấp, video giúp bạn có căn cứ để trao đổi với nhà cung cấp hoặc bên vận chuyển khi hàng thiếu, vỡ hay nhầm, thay vì mỗi bên nhớ một kiểu. Video không có nghĩa là mọi trường hợp thiếu, hỏng đều được đổi trả hay bồi hoàn; việc đó còn tuỳ chính sách của nhà cung cấp, bên vận chuyển và tình trạng thực tế. Nhưng có căn cứ rõ ràng vẫn hơn nói qua nói lại mà không biết sự cố xảy ra ở đâu.
Thêm một việc nhỏ, không bắt buộc: nhân lúc hàng vừa về, chụp vài tấm ảnh thật, có thể là ảnh bạn cầm sản phẩm trên tay, rồi đăng Facebook kèm nhận xét của chính bạn. Bạn vừa kiểm hàng, vừa có thêm chất liệu để đăng bài.
Xong việc này khi: điện thoại đã lưu một đoạn video quay liền từ lúc thùng còn nguyên tới lúc lấy hết hàng ra.
Việc 2: Kiểm tra hàng hoá, mở cả hộp bên trong
Đừng vội chia đơn hay đóng túi. Đếm số lượng, xem tình trạng từng sản phẩm. Sản phẩm đóng trong hộp thì mở ra kiểm cả bên trong: như chuyện liễn mỡ, đôi khi một sản phẩm khác được dùng để chèn, đệm chống vỡ, cầm nguyên hộp đi giao rất dễ bỏ sót. Chị em ấy mà mở hộp trước khi giao thì đã thấy ngay bộ khăn, khỏi phải hỏi hết người này đến người khác.
Đồ dễ vỡ thì xem có sứt mẻ không. Hàng có hạn sử dụng thì xem ngày. Sản phẩm nhiều bộ phận thì xem đã đủ chưa. Sản phẩm nào chưa kiểm được thì ghi rõ “chưa xác nhận”, đừng coi như đã đủ chỉ vì thùng nhìn bên ngoài còn nguyên.
Xong việc này khi: mọi sản phẩm đã được đếm, đã được xem; sản phẩm nào chưa kiểm được thì đã ghi “chưa xác nhận”.
Việc 3: Đối chiếu với đơn đã đặt
Đếm đủ trong thùng chưa chắc đã đúng đơn. Mở lại đơn bạn đặt với nhà cung cấp. Đừng chỉ nhìn tổng số, so từng dòng: tên sản phẩm, mẫu mã, số lượng thực nhận.
Ví dụ giả định: bạn đặt mười chiếc mà đếm đi đếm lại chỉ có chín. Trước khi kết luận nhà cung cấp giao thiếu, xem lại thùng và các hộp bên trong, nhớ chuyện bộ khăn. Vẫn lệch thì báo ngay cho nhà cung cấp, gửi kèm video mở thùng để hai bên có căn cứ trao đổi. Phát hiện càng sớm, đối chiếu càng rõ; đừng để chia hàng cho khách xong xuôi rồi mới đi tìm chiếc còn thiếu.
Xong việc này khi: từng dòng trong đơn đã được so với hàng thực nhận, chỗ lệch đã báo nhà cung cấp.
Việc 4: Giao hàng cho khách đúng giờ hẹn
Kiểm xong, xác nhận hàng đúng yêu cầu rồi mới chia đơn đi giao, và giao đúng giờ đã hẹn. Khách cần gấp thì vẫn kiểm chắc sản phẩm đủ và đúng trước khi mang đi; giao thiếu hay thừa thì lại phải đi lại nhiều lần, như chuyện bộ khăn. Trước khi ra khỏi nhà, nhìn lại một lần: đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng khách nhận. Có sự cố khiến bạn không giữ được hẹn thì báo trước cho khách, đừng mang đi một sản phẩm chưa chắc chắn.
Xong việc này khi: đơn nào mang đi cũng đã qua kiểm, và đến tay khách đúng giờ đã hẹn.
Việc 5: Ghi sổ theo dõi hàng và chi phí
Không cần sổ cầu kỳ, một ghi chú trong điện thoại là đủ để bắt đầu. Ghi hàng đã nhận, phần nào đã kiểm, khách nào đã được báo, việc gì chưa xử lý, đơn nào khách chưa thanh toán.
Ghi cả chi phí của lô hàng: tiền nhập hàng, tiền vận chuyển, tiền bao bì đóng gói. Chỉ lấy giá bán trừ giá nhập, bạn rất dễ tưởng lãi nhiều hơn số tiền thực tế còn lại. Ghi đủ giúp bạn tính đủ chi phí khi định giá bán, và không bỏ sót đơn hay việc cần xử lý.
Xong việc này khi: ghi chú đã có đủ các dòng trên, kể cả các khoản chi phí của lô hàng.
Nhập có vài sản phẩm, có cần làm đủ 5 việc kiểm hàng?
Có thể bạn đang nghĩ:
Mới nhập có vài sản phẩm, cần gì làm đủ năm việc?
Ban ngày còn đi làm, hàng về thì khách đang chờ, tối còn cơm nước, con cái, lấy đâu ra thời gian?
Năm việc không có nghĩa là bày hàng ra, dọn vào năm lần. Bạn làm gộp được: vừa mở thùng vừa quay video; vừa lấy hàng ra vừa đếm, lấy sản phẩm nào ra thì đối chiếu ngay với đơn; chỗ nào chưa rõ thì ghi vài dòng vào điện thoại, rồi chia hàng đi giao. Năm việc là năm điều cần nhớ, không phải năm công đoạn rườm rà. Tôi không muốn bạn biến vài sản phẩm thành cả một quy trình giấy tờ phức tạp.
Riêng việc kiểm thì đừng bỏ. Như chuyện bộ khăn: chỉ một lần không mở hộp mà rất nhiều bên cùng vất vả.
Tối nay, ghi 5 việc kiểm hàng vào điện thoại
Mở ghi chú trong điện thoại, ghi lại năm việc:
1. Quay video mở thùng 2. Kiểm tra hàng hoá 3. Đối chiếu đơn đã đặt 4. Giao đúng giờ hẹn 5. Ghi sổ theo dõi
Đã từng nhận hàng thì đánh dấu những việc bạn thường làm, rồi khoanh tròn việc thấy khó làm nhất, tức là việc bạn dễ bỏ qua nhất khi bận. Bạn đã quay video lúc mở thùng chưa, đã mở hộp kiểm bên trong chưa, hay thường chỉ đếm sơ rồi chia hàng đi giao? Chưa nhận lô hàng đầu tiên thì lưu sẵn danh sách, để khi hàng về không phải luống cuống nghĩ xem nên làm gì trước.
Năm việc này là gợi ý của tôi. Tôi muốn nghe bạn: việc nào bạn thấy không cần, việc gì tôi còn bỏ sót, cách nào nhanh hơn mà vẫn hạn chế được sai sót. Chuyện chiếc hộp liễn mỡ, bạn có thể xem tôi kể trong video tại đây và để lại ý kiến ở phần bình luận dưới video.
Câu hỏi thường gặp khi nhận lô hàng đầu tiên
Có video mở thùng thì nhà cung cấp có chắc đổi trả không?
Không chắc. Video là căn cứ để trao đổi, không phải cam kết đổi trả hay bồi hoàn; kết quả còn tuỳ chính sách của nhà cung cấp, bên vận chuyển và tình trạng thực tế. Vì vậy, hỏi rõ chính sách đổi trả trước khi đặt hàng: nói miệng hay có ghi rõ, hàng lỗi thì ai chịu. Những câu nên hỏi nguồn hàng từ trước, tôi để ở cuối bài.
Khách đang cần gấp, có nên bỏ qua bước kiểm hàng?
Không nên. Khách cần gấp thì càng phải chắc sản phẩm đủ và đúng trước khi mang đi; giao thiếu hay thừa thì lại thêm lượt đi lại. Làm gộp như ở trên: mở hộp, đếm và so với đơn trong cùng một lượt.
Ghi sổ bằng ghi chú điện thoại có đủ không?
Đủ để bắt đầu, miễn là ghi đủ các dòng: hàng đã nhận, đã kiểm, đã báo ai, việc chưa xử lý, đơn chưa thanh toán, và chi phí lô hàng gồm tiền nhập, tiền vận chuyển, tiền bao bì.
Về tác giả
Tôi là Phan Duyên, kinh doanh với mô hình có đơn mới lấy hàng, đồng hành cùng chị em khởi nghiệp ba không: không nhiều vốn, không nhiều kinh nghiệm và không phải ôm hàng. Suốt năm năm qua, tôi đã đồng hành cùng hơn bốn trăm chị em khởi nghiệp bán hàng. Tôi kể lại những gì học được từ chính việc bán hàng của tôi, cả chuyện chiếc hộp liễn mỡ, để người mới bán bớt phải đoán.
Nhận sách tặng “Bán thứ người ta cần”
Năm việc trên giúp bạn bớt sai sót sau khi hàng về. Nhưng có những sai sót nên chặn từ trước khi đặt hàng: nguồn hàng có cho lấy lẻ vài chiếc về thử không, chính sách đổi trả nói miệng hay có ghi rõ, hàng lỗi thì ai chịu. Cuốn Bán thứ người ta cần tôi tặng bạn có trọn năm câu tự hỏi trước khi xuống tiền nhập hàng và bảy câu soi nguồn hàng, để lô hàng tiếp theo bạn nhập về từ một nguồn đã hỏi kỹ.